Brandweer Zuid-Limburg stuitte op een belangrijke uitdaging: hoe zorg je ervoor dat het piketsysteem blijft aansluiten bij de behoeften van zowel de organisatie als haar medewerkers? Met een sterke wil om te innoveren en oog voor de balans tussen werk en privé, besloot de organisatie een frisse blik van buitenaf in te schakelen. Samen met UMIO en een multidisciplinair studententeam gingen ze aan de slag om ingesleten patronen te doorbreken en een duurzame koers uit te zetten. Het resultaat? Inzichten die niet alleen toekomstige oplossingen voeden, maar ook blijvende impact hebben op de organisatiecultuur en samenwerking.
Hoewel het piketsysteem van Brandweer Zuid-Limburg jarenlang effectief functioneerde, merkten collega’s dat de huidige werkwijze steeds minder aansloot op de toenemende complexiteit van incidenten en veranderende persoonlijke omstandigheden. ‘Onze omgeving is veranderd,’ legt Roger Jennen, kazernechef en Hoofdofficier van Dienst bij Veiligheidsregio Zuid-Limburg uit. ‘We zien nu bijvoorbeeld vaker éénoudergezinnen of mantelzorgtaken bij collega’s, en dat vraagt om een flexibeler systeem.’
Tegelijkertijd toonden medewerkers veel betrokkenheid en verantwoordelijkheid door elkaar te vervangen bij uitval. ‘Maar,’ vertelt Sharon Bakker, medewerker van de afdeling Kaderstelling en Officier van Dienst, ‘de collega’s voelden zelf: dit kan beter. Er is veel saamhorigheid en verantwoordelijkheidsgevoel, en mensen zijn altijd bereid om werk van collega’s op te vangen, maar we merkten dat de balans tussen het reguliere werk, het draaien van piketdiensten en het privéleven meer aandacht verdiende.’ Deze inzichten inspireerden de organisatie om samen met UMIO een project te starten, gericht op innovatie en duurzame ondersteuning van hun collega’s.
Complexe vraagstukken beantwoorden met UMIO
De keuze om UMIO in te schakelen kwam voort uit eerdere positieve samenwerkingen. ‘We hadden al te maken gehad met een complex vraagstuk en merkten dat jullie aanpak ons echt hielp om tot de kern van het probleem te komen,’ vertelt Joeri Kerkhoff, adviseur van het team Informatiemanagement. Toen een nieuw en vergelijkbaar complex vraagstuk zich aandiende, was de link snel gelegd. Roger beschrijft: ‘Wat ons aansprak, was de focus: eerst het probleem goed begrijpen, vóórdat we direct naar een oplossing gingen. Dat hielp ons om onze uitdaging echt goed in kaart te brengen, en daarmee ook in de juiste oplossingsrichting te denken.’
Een frisse blik op ingesleten patronen
UMIO’s Strategic Innovation Leader Carmen Vonken leidde een vierdaagse Design Sprint, waarin eerst het vraagstuk helder gedefinieerd werd. Ze schakelde daarvoor de hulp in van zes studenten: vier van Maastricht University’s Faculty of Psychology and Neuroscience en twee van Maastricht University’s School of Business and Economics. Carmen: ‘De studenten doken de literatuur in om de vraagstukken en werkwijzen te onderzoeken, en werden ingezet om interviews af te nemen waarmee er meer informatie over de huidige organisatiestructuur en werkwijze boven water werd gehaald.’
Een bewuste en weloverwogen keuze, vertelt Roger: ‘We hebben ervoor gekozen om de studenten de interviews te laten afnemen, want we wilden voorkomen dat onze eigen ervaringen de vragen en antwoorden zouden kleuren. De studenten gingen volledig blanco het proces in en stelden vragen die ons écht aan het denken zetten. Ze lieten ons kritisch kijken naar ons eigen gedrag en onze werkwijzen.’ Dit hielp de organisatie om ingesleten patronen te herkennen en te evalueren.
Daarnaast werd er aandacht besteed aan de complexiteit van het vraagstuk. ‘Het ging niet alleen om het herschikken van diensten,’ vertelt Joeri, ‘maar om het begrijpen van de vele onderliggende factoren, zoals cultuur, wet- en regelgeving, en de impact op mensen.’ UMIO’s objectieve en gestructureerde werkwijze maakte het mogelijk om deze complexiteit in kaart te brengen en samen met de organisatie tot nieuwe inzichten te komen.
Een roadmap voor de toekomst
De oplossing die uit het project voortkwam, bestond uit een heldere roadmap met twee hoofdlijnen: gezondheid en werkdesign. ‘We wisten van tevoren dat we niet direct een volledige oplossing zouden hebben,’ legt Roger uit. ‘Het vraagstuk is daarvoor te complex. Maar we hebben nu duidelijke richtingen en een aanpak voor de komende jaren.’ De roadmap richt zich op duurzame verbeteringen, terwijl een aparte projectgroep zich bezighoudt met kleinere, sneller te realiseren acties.
Het project heeft daarnaast voor veel collega’s een blijvende impact op de werkwijze binnen de organisatie. Roger vat samen: ‘We hebben binnen enkele maanden een resultaat neergezet dat normaal jaren zou kosten. Dat heeft echt indruk gemaakt.’ De samenwerking met UMIO en de studenten werd dan ook regelmatig positief gewaardeerd door collega’s, mede door de objectieve en begeleidende aanpak.
Niet oplossen maar begeleiden
‘Wat ik heel erg waardeerde aan deze samenwerking, is dat UMIO ons geen oplossing heeft opgelegd.’ vertelt Sharon. ‘Jullie hebben ons geholpen om zelf na te denken over waar we heen willen. Carmen dwong ons om eerst goed tot de kern van het vraagstuk te komen, en te bedenken voor wie dat allemaal speelt, voordat we naar de oplossing gingen werken. Ik merk dat ik die aanpak ook bij andere vraagstukken in de organisatie blijf toepassen. Maar het meest waardevolle vind ik dat voor ons nu helder is wat onze volgende stappen moeten zijn. Verandering kost tijd, maar daar kunnen we de komende tijd met het volste vertrouwen aan gaan werken.’
